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Confidentialité

Avis relatif à la protection des renseignements personnels

1.  Objectif 

Le présent Avis relatif à la protection des renseignements personnels (externe) (l’« Avis ») a été préparé par Gestion d’actifs Fonds de croissance du Canada inc. (« GAFCC ») et vise à présenter la façon dont GAFCC recueille, utilise, divulgue et gère, de quelque autre façon (collectivement « traite ») les renseignements personnels. Pour en savoir plus sur la façon dont le Fonds de croissance du Canada inc. traite les renseignements personnels, nous vous invitons à consulter le lien suivant. 

2. Principes applicables à la protection des renseignements personnels 

2.1 Collecte de renseignements personnels 

  1. GAFCC ne recueille des renseignements personnels que s’ils ont un lien direct avec ses activités à titre de gestionnaire de placement pour le Fonds de croissance du Canada inc. et uniquement lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution de son mandat.
     
  2. Sous réserve d’un nombre limité d’exceptions prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les autres lois applicables et dans la mesure où cela est possible, GAFCC recueille les renseignements personnels destinés à des fins administratives directement auprès de la personne visée par de tels renseignements, à moins d’y être autrement autorisée par une telle personne ou que la communication des renseignements personnels à GAFCC par une autre institution fédérale soit autorisée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 
     

  3. GAFCC informera la personne auprès de qui elle recueille des renseignements personnels de ce qui suit : 

    - le but de la collecte de renseignements ; 

    - le pouvoir en vertu duquel la collecte de renseignements est effectuée, et si la communication de tels renseignements est volontaire ou requise par la loi ; 

    - toute éventuelle utilisation ou divulgation des informations ; les conséquences légales ou administratives pouvant découler du refus de communiquer les renseignements; et 

    - les droits dont dispose une personne se rapportant aux renseignements personnels détenus par GAFCC qui la concernent. 
     

  4. GAFCC peut recueillir des renseignements personnels auprès d’une personne dans les circonstances suivantes : 

    - Dans le cadre de réunions, conférences ou autres activités proposées par GAFCC. Au cours de ces activités, GAFCC peut recueillir des renseignements personnels comme des coordonnées professionnelles aux fins de l’administration des activités. De plus, GAFCC peut recueillir des enregistrements audio et vidéo à des fins d’enregistrement de réunions, de formations ou de conférences pour utilisation au sein de l’organisation. 

    - GAFCC peut recueillir des informations personnelles comme des captures d’écran, des enregistrements d’écran ou autres, puisque toutes les communications électroniques à destination ou en provenance du domaine de GAFCC sont soumises à des contrôles de sécurité et de conformité. 

    - Lors de la création d’une identité externe afin d’accéder aux systèmes de GAFCC, GAFCC peut recueillir le nom complet, l’adresse courriel et les journaux d’exploitation pour la création et l’administration de l’accès externe à ses systèmes. 

    - En relation avec des entrepreneurs non constitués en société, GAFCC peut recueillir des renseignements personnels comme le numéro de taxe à des fins de paiement de taxe, de versement et de conformité. 

    - Dans certains cas particuliers, GAFCC peut effectuer une vérification diligente de la réputation de personnes dans le cadre de ses activités d’investissement en utilisant des informations ou des bases de données accessibles au public, et ce, sans en informer au préalable ni obtenir le consentement de ces personnes. Dans ces circonstances restreintes, informer ou obtenir le consentement de la personne compromettrait l’objectif ou porterait préjudice à l’utilisation pour laquelle les informations sont recueillies et/ou ne serait pas possible ou approprié compte tenu des circonstances particulières de la transaction ou de la relation commerciale potentielle (par exemple, les opérations de fusion et d’acquisition de sociétés publiques, les investissements minoritaires ou passifs, les investissements de crédit, les transactions privées hautement concurrentielles menées par enchères ou dans des circonstances similaires). 

    - GAFCC peut collecter les informations de votre appareil, notamment votre adresse IP, l'identifiant de l'appareil, le type de navigateur, la version du navigateur et la langue du navigateur lorsque vous visitez notre site web. Ces informations sont utilisées pour les analyses du site web et pour améliorer l'expérience globale de l'utilisateur. 

    - Si vous choisissez de nous transmettre un courriel ou de communiquer avec nous via une plateforme de médias sociaux (en privé ou en public) ou par d’autres moyens, vos renseignements personnels seront utilisés par GAFCC afin de répondre à votre demande ou de poursuivre un intérêt commercial. Les renseignements que vous fournissez seront partagés avec une autre institution fédérale uniquement si votre demande est relative à cette institution. GAFCC n’utilise pas ces renseignements pour créer des profils individuels et ne communique pas les renseignements à d’autres personnes, à l’exception des personnes au sein de GAFCC qui doivent vous fournir une réponse. Toute communication de vos renseignements personnels dans ce contexte est faite conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il se peut que les courriels et les autres méthodes électroniques utilisés pour communiquer avec GAFCC ne soient pas sécurisés, et GAFCC ne peut garantir la confidentialité des communications envoyées par courriel ou via une plateforme de médias sociaux. Par conséquent, il est recommandé de ne pas transmettre de renseignements sensibles, comme votre numéro d’assurance sociale ou votre date de naissance, par voie électronique. 

 

2.2 Conservation et retrait des renseignements personnels

  1. GAFCC a un calendrier de conservation des documents (le « calendrier »). Le calendrier établit des périodes de conservation pour les différentes catégories de renseignements personnels détenus par GAFCC. Le calendrier est révisé et mis à jour périodiquement et est soumis à toute obligation légale de conservation de certaines informations.
     
  2. De façon générale, les renseignements utilisés par GAFCC à des fins administratives seront conservés pendant au moins deux ans après leur dernier usage à telles fins, à moins que la personne concernée ne consente à leur retrait.
     
  3. Les informations personnelles recueillies dans le cadre de l’administration d’identités externes sont conservées pendant trois ans après qu’elles ne soient plus nécessaires, sous réserve de toute obligation légale de conservation de ces informations.
     
  4. Lorsqu’une demande d’accès à des renseignements personnels a été reçue, les renseignements personnels visés par une telle demande seront conservés jusqu’à ce que le requérant ait eu la possibilité d’exercer tous ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information concernant ces renseignements personnels.
     
  5. GAFCC retirera les renseignements personnels sous son contrôle conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.  

 

2.3 Exactitude des renseignements personnels 

GAFCC prendra toutes les mesures raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle utilise à des fins administratives ou opérationnelles sont aussi exacts, à jour et complets que possible. 

 

2.4 Usage et communication des renseignements personnels 

  1. GAFCC s’appuie sur le consentement de la personne à laquelle les renseignements personnels se rapportent pour utiliser et traiter les renseignements personnels sous son contrôle, sauf : 

    - pour les utiliser aux fins originales pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou compilés par GAFCC ; 

    - aux fins d’un usage compatible avec telles fins ; 

    - pour une fin en vertu de laquelle les renseignements peuvent être communiqués conformément à l’alinéa 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La présente restriction ne s’applique pas à la communication de renseignements à un organisme fédéral d’enquête en vue de faire respecter la loi ou pour la tenue d’enquêtes en vertu de l’alinéa 8(2) e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  
     

  2. À moins d’avoir obtenu le consentement de la personne visée, GAFCC ne peut communiquer les renseignements personnels de citoyens ou résidents canadiens sous son contrôle, sauf pour les fins auxquelles de tels renseignements personnels ont été recueillis ou compilés par GAFCC, pour un usage compatible avec de telles fins, ou pour une autre fin énumérée et permise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

 

2.5 Sécurité et protection des renseignements personnels 

GAFCC protège les renseignements personnels sous sa garde ou son contrôle en utilisant des mesures de protection matérielles, organisationnelles et techniques adaptées à la sensibilité des renseignements. Ces mesures protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre un accès, une communication, une reproduction, une utilisation ou une modification non autorisée. Les renseignements personnels plus sensibles sont soumis à une protection plus rigoureuse. 

 

2.6 Droits relatifs aux renseignements personnels  

Sous réserve et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, GAFCC doit, à la demande d’une personne, accorder les droits suivants : 1) accéder à tout renseignement personnel concernant cette personne contenu dans un fichier de renseignements personnels; et 2) accéder à tout autre renseignement personnel sous son contrôle à l’égard duquel une personne est en mesure de fournir des indications suffisamment précises concernant leur localisation pour que GAFCC puisse raisonnablement les retrouver et 3) effectuer les corrections nécessaires lorsque la personne croit qu’il y a une erreur ou une omission dans ses renseignements personnels. GAFCC respectera la vie privée des requérants et limitera la communication de renseignements qui pourraient permettre, directement ou indirectement, d’identifier un requérant aux seuls cas où il existe un besoin de connaître tels renseignements, à moins que le requérant consente à telle communication. 

Pour formuler une demande de renseignements personnels au Fonds de croissance du Canada inc., veuillez suivre les instructions présentées au lien suivant. 

 

Demande d’accès : 

Les demandes officielles d’accès à des renseignements personnels doivent être faites par le biais du site Web de Service de demande d’AIPRP en ligne à l’aide de ce lien ou à la coordonnatrice indiquée sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels prescrit par le Conseil du Trésor. Elles doivent fournir des indications suffisamment précises concernant l’emplacement des renseignements personnels pour que GAFCC puisse raisonnablement les retrouver. 

Une demande soumise par téléphone ou par courriel ne sera pas réputée avoir été soumise conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La coordonnatrice de l’AIPRP désignée par GAFCC déterminera s’il est approprié de traiter la demande de façon informelle, auquel cas cette option sera offerte au requérant, accompagnée d’une explication indiquant que seules les demandes officielles sont assujetties aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

GAFCC déploiera tous les efforts nécessaires pour effectuer les recherches dans les documents sous son contrôle, afin de repérer et de retrouver les renseignements personnels qui répondent à la demande. 

GAFCC répondra à la personne dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la demande d’accès officielle, sous réserve d’une prorogation de délai, comme permis par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ce, comme suit : 

- en transmettant un avis écrit à la personne, l’informant que la communication totale ou partielle des renseignements demandés est autorisée ou refusée ; 

- si l’accès est autorisé, en donnant accès aux renseignements, en totalité ou en partie, à la personne ayant fait la demande ; ou

- si l’accès est refusé, en transmettant un avis écrit 1) indiquant que les renseignements personnels n’existent pas ou 2) la disposition spécifique de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur laquelle le refus est fondé ou la disposition spécifique en vertu de laquelle un refus pourrait raisonnablement être fondé si les renseignements existaient, lequel avis contiendra une mention à l’effet que le requérant a le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada relativement à tel refus. 

L’accès aux renseignements personnels sous le contrôle de GAFCC est soumis aux exceptions permissives et obligatoires contenues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Sous la direction de la coordonnatrice de l’AIPRP, tous les renseignements personnels demandés sont examinés, afin d’identifier et d’exclure toute partie de tels renseignements qui n’est pas visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou qui doit faire l’objet d’une exception, et de prendre une décision concernant la communication de tout renseignement pouvant faire l’objet d’une exception. Cet examen doit inclure toutes les consultations entre ministères gouvernementaux, comme prévu dans la politique du Conseil du Trésor. Les exceptions seront indiquées sur le document, à moins qu’une telle indication n’ait pour effet de révéler les renseignements auxquels l’exception s’applique ou de causer le préjudice sur lequel l’exception est fondée. 

Avant de donner accès aux renseignements personnels, GAFCC demandera au requérant de s’identifier de manière satisfaisante et peut exiger que le requérant se présente en personne aux fins d’identification. 

 

Si l’accès est autorisé, GAFCC devra : 

- permettre à la personne de consulter les renseignements, en lui fournissant des locaux acceptables aux fins d’une telle consultation, et fixer une heure pour la consultation qui convient à la fois à GAFCC et à la personne ; ou 

- fournir à la personne une copie des renseignements ; et 

- si la personne demande que les renseignements lui soient communiqués dans la langue officielle du Canada qu’elle indique, et que ces renseignements personnels n’existent pas dans cette langue, faire traduire ou interpréter les renseignements pour la personne concernée, si cette mesure est nécessaire pour lui permettre de comprendre les renseignements ; 

- si la personne est atteinte d’une déficience sensorielle et demande l’accès sur un support de substitution, fournir les renseignements sur un support de substitution acceptable pour telle personne, si cette mesure est nécessaire pour lui permettre d’exercer son droit d’accès et qu’il est raisonnable de procéder à la conversion des renseignements. 

GAFCC consultera toutes les institutions appropriées dans tous les cas d’application des articles 21, 22 et 23 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

GAFCC fournira, au besoin, de l’assistance aux personnes aux fins de l’exercice de leur droit d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

 

Corrections des renseignements personnels et mentions des corrections : 

Toute personne qui reçoit un accès, en vertu de l’alinéa (a) ci-dessus, aux renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives, a le droit : 

- de demander la correction des renseignements personnels la concernant qui, selon elle, sont erronés ou incomplets ; 

- d’exiger, s’il y a lieu, qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées, mais non effectuées; et 

- d’exiger que toute personne ou tout organisme auquel ces renseignements ont été communiqués pour servir à des fins administratives, dans les deux ans précédant la demande de correction ou de mention des corrections non effectuées, 1) soit avisé de la correction ou de la mention de correction et 2) que l’organisme, s’il s’agit d’une autre institution fédérale, effectue la correction ou ajoute la mention de correction sur toute copie de document contenant tels renseignements sous son contrôle. 

Les demandes officielles de correction de renseignements personnels doivent être faites par le biais du site Web de Service de demande d’AIPRP en ligne à l’aide de ce lien ou par écrit à la coordonnatrice AIPRP de GAFCC à l’aide du Formulaire de demande de correction de dossier. 

Lorsque GAFCC effectue une correction à la suite d’une demande, GAFCC doit, dans un délai de 30 jours suivant la réception de telle demande : 

- aviser par écrit la personne que la correction a été effectuée ; 

- aviser toute personne ou tout organisme auquel les renseignements ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) Demandes d’accès ci-dessus, que la correction a été effectuée ; 

- si la personne ou l’organisme auquel les renseignements ont été communiqués tel que décrit à l’alinéa (a) Demandes d’accès ci-dessus, est une autre institution fédérale, aviser le dirigeant approprié de l’institution concernée de son obligation d’effectuer la correction sur toutes les copies des renseignements personnels sous le contrôle de l’institution. 

2.7 Témoins utilisés sur notre site web 

Pour de plus amples renseignements sur l’utilisation des témoins sur notre site Web, veuillez consulter notre Avis relatif aux témoins. 

2.8 Demandes concernant ces pratiques  

Lorsque GAFCC refuse une demande de correction, en totalité ou en partie, dans un délai de 30 jours suivant la réception d’une telle demande, GAFCC doit : 

- joindre une mention de correction aux renseignements personnels indiquant qu’une correction a été demandée, et qu’elle a été refusée en tout ou en partie ; 

- aviser la personne 1) que sa demande de correction a été refusée, en totalité ou en partie, et indiquer les motifs d’un tel refus; 2) que la mention de correction décrite ci-dessus a été ajoutée aux renseignements personnels; et 3) que la personne a le droit, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ; 

- aviser toute personne ou tout organisme à qui les renseignements personnels ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) Demandes d’accès ci-dessus, que la mention exigée a été ajoutée aux renseignements personnels; et aviser le dirigeant approprié de toute institution fédérale à laquelle les renseignements ont été communiqués, tel que décrit à l’alinéa (a) 

Demandes d’accès ci-dessus, que la mention exigée a été ajoutée aux renseignements personnels et que ledit dirigeant est tenu d’ajouter cette mention à toutes les copies des renseignements personnels sous le contrôle de l’institution. 

Toute question, tout commentaire, toute préoccupation ou toute plainte de votre part concernant les pratiques de GAFCC et sa conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels peut être transmis à la coordonnatrice de l’AIPRP désignée par GAFCC. 

Si notre réponse à votre préoccupation liée à la protection des renseignements personnels ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par téléphone au 1 800 282-1376. 

 

2.9 Coordonnées de la coordonnatrice de l’AIPRP désignée par GAFCC  

Tammy Marer 

Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 1250, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 1400 

Montréal (Québec) Canada H3B 5E9 

Courriel : ATIPCGF@cgf-fcc.ca

 

2.10 Mises à jour de l’avis relatif à la protection des renseignements personnels 

Cet avis relatif à la protection des renseignements personnels peut être mis à jour périodiquement pour refléter les modifications apportées à nos pratiques en matière de renseignements personnels ou aux lois applicables. L’avis révisé sera publié sur le site Web et, dans certaines circonstances, vous pourriez être informé de tout changement par courriel. Il est recommandé de consulter régulièrement cet avis afin d’obtenir les plus récentes informations sur nos pratiques en matière de renseignements personnels  

 

3. Définitions 

  • Dans le cadre du présent Avis, les termes suivants ont le sens indiqué ci-après : 

« coordonnatrice » désigne l’agente officiellement nommée par GAFCC à ce poste. 

« fins administratives » désigne l’usage de renseignements personnels concernant une personne dans le cadre d’une décision qui touche directement une telle personne. 

« renseignements personnels » désigne les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable, y compris, notamment : 

  • les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation familiale ; les renseignements relatifs à son éducation, à son historique médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières auxquelles elle a participé ;
  • tout numéro d’identification, symbole ou autre détail permettant de l’identifier qui lui est propre ;
  • son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin ;
  • ses opinions ou ses idées personnelles, à l’exclusion de celles qui portent sur une autre personne ou sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à octroyer à une autre personne par une institution fédérale, ou une subdivision d’une institution fédérale visée par le règlement d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
  • toute correspondance avec une institution fédérale qui, par sa nature, est implicitement ou explicitement privée ou confidentielle, et toute réponse à une telle correspondance qui aurait pour effet de révéler le contenu de la première correspondance ;
  • les idées ou opinions d’une autre personne à son égard ; les idées ou opinions d’une autre personne concernant une proposition de subvention, de récompense ou de prix à lui octroyer par l’institution ou la subdivision d’une institution fédérale visée au quatrième point ci-dessus, à l’exclusion du nom de cette autre personne si ce nom est mentionné avec ses idées ou opinions; et
  • son nom lorsque celui-ci est mentionné avec d’autres renseignements personnels la concernant ou lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet. 

Aux fins de l’usage et de la communication des renseignements personnels décrits ci-dessus strictement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les « renseignements personnels » ne comprennent pas : 

  • certains renseignements qui concernent les dirigeants ou employés de GAFCC ou d’autres institutions fédérales, et qui ont trait à leur poste ou leurs fonctions et coordonnées professionnelles, comme plus amplement décrit dans la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
  • les renseignements concernant une personne qui, en vertu d’un contrat, fournit ou a fourni des services à GAFCC, et qui ont trait à la nature des services fournis, y compris les conditions du contrat, le nom d’une telle personne, et les idées ou opinions qu’elle a exprimées dans le cadre de la prestation de tels services ;
  • les renseignements concernant tout avantage financier discrétionnaire, y compris la délivrance d’une licence ou d’un permis accordé à une personne, y compris le nom d’une telle personne et la nature précise d’un tel avantage ; et
  • les renseignements concernant une personne décédée depuis plus de vingt ans.